Me llega vía el boletín de ASUG un caso de éxito "de gran relevancia para los organismos del estado que se encuentren en la implementación de módulos SAP, este fue el caso de la utilización de SAP para la Gestión de Activos de ESPACIOS PUBLICOS, a través del módulo PM (Plant Maintenance) de SAP":
Jorge Linskens, Director Ejecutivo (CEO-CIO) de ASI (Agencia de Sistemas de Información del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires), aceptó la invitación de ASUG para compartir la experiencia de implementación y también su vasta experiencia en la negociación e implementación de SAP en organismos gubernamentales.
El objetivo de la presentación fue mostrar las Soluciones SAP y la integración con otras aplicaciones en el Gobierno de la Ciudad. En los próximos párrafos incluimos la información más relevante que se expuso sobre el caso.
Estado de Situación: las cifras
El Ministerio de Ambiente y Espacio Público del Gobierno de la Ciudad recibe por mes aproximadamente 10.000 solicitudes de Permisos de Apertura en el Espacio Público. La realización defectuosa de Cierres Definitivos sobre las Aperturas constituye la principal causa de fallas en Calzadas y Aceras, derivando en una parte sustancial de los 15.000 reclamos por parte de Vecinos.
El Ministerio, a través de sus diferentes Unidades Operativas, debe administrar y controlar las tareas de mantenimiento, rehabilitación de, aproximadamente, 26.000 cuadras pavimentadas, 300.000 veredas y 1200 espacios verdes públicos.
Ministerio de Educación: Gestión de Mantenimiento Edilicios Escolar (Prototipo): El Gobierno de la Ciudad posee más de 803 (escolares y administrativos) locaciones destinadas al desarrollo de actividades educativas en el que debe instrumentar el mantenimiento y puesta en valor de los mismos.
La solución
Para poder atender este volumen de operaciones se utilizó SAP como herramienta de soporte al Sistema Integral de Gestión Operativa y Administrativa a través del modulo Plant Maintenance. En el caso de los edificios educativos se requirió armar un prototipo para dar soporte a la operatoria de Mantenimiento (Propio y Contratistas) a Edificios Escolares.
La Agencia de Sistemas de Información del Gobierno de la Ciudad ha implementado un sistema de Gestión de Incidentes, Mantenimiento y Recepción de Servicios que da soporte a los siguientes procesos:
Verificación y relevamiento de Incidentes, Planificación de Trabajos, Ejecución de Trabajos, Certificación de Trabajos y Pago a Proveedores sobre los objetos de Espacio Público y utilizando documentos como Avisos de Mantenimiento, Ordenes de Trabajo y Hoja de Entrada de Servicios.
Para la administración de los activos se utilizó el concepto de ubicaciones técnicas como objetos agrupadores de estructura, lo cual permitiría detallar el objeto a mantener desde distintas dimensiones. Se crearon así, 5 niveles para una eficiente ubicación de los objetos, definida a través de un nivel 1 general para agrupar todos los objetos a mantener, un nivel 2, para identificar vía pública o espacios verdes, un nivel 3, para calles, plazas, parques o canteros, un nivel 4 para la cuadra con su numeración y un último nivel 5, que indica calzada y acera par o impar.
Se han diseñado y se administran a través del sistema Planes de Mantenimiento. Existen Hojas de Ruta utilizadas para el Plan de Mantenimiento Preventivo que permite administrar tiempos, presupuestos, proveedores, etc.
El sistema se ha implementado con total integración con otras aplicaciones existentes y con comunicación con SAP CRM y SAP ERP PM para la gestión de los permisos de espacios públicos otorgados. También existe integración con sistemas geográficos y de BI para una mayor eficiencia y para poder ofrecer un servicio de mayor calidad y eficiencia en su administración.
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